PCO - Professional Congress Organizer

Tagungen, Workshops, Konferenzen – wir unterstützen Sie!

 

Sie wollen eine Tagung, Workshop, Konferenz oder Kongress organisieren, haben aber weder Zeit noch Personal dafür? Dann könnte der kostenpflichtige PCO-Service (PCO: kurz für Professional Congress Organizer) des Veranstaltungsmanagements für Mitarbeitende des KIT eine Lösung für Sie sein. Nach einem Baukastensystem bieten wir Unterstützung von wissenschaftlichen Veranstaltungen gemäß der Satzung des KIT an. Ob analog oder digital: Vom Abstractmanagement bis zur Gesamtkonzeption können wir Ihnen ein individuell zugeschnittenes Angebot unterbreiten. 

PCO-Angebotsportfolio

Folgende Angebotsbausteine bieten wir an:

Projektmanagement

Wir kümmern uns um die gesamte Veranstaltungsplanung, unterstützen Sie bei der Gesamtkonzeption und erledigen und vermitteln alle notwendigen Verfahren innerhalb des KIT in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen.

Teilnehmermanagement

Wir erstellen für Sie eine Online-Registrierung für die im Rahmen der Veranstaltung festgelegten Programmpunkte. Die Rechnungsstellung und die Überwachung der Zahlungseingänge erfolgen unter Einhaltung der korrekten Besteuerung und der Datenschutzrichtlinien.

Für kostenpflichtige Veranstaltungen des KIT ist dieser Service verbindlich und kostenfrei.

Abstractmanagement

Wir stellen ein Onlinetool zur Einreichung von Abstracts sowie für das komplette Handling der eingereichten Abstracts bereit.

Reiseservice für Teilnehmer*innen und Speaker

Wir kümmern uns um die Einrichtung von Hotelkontingenten, organisieren Transfers und unterstützen eingeladene VIPs bei der Reiseplanung.

Catering und Rahmenprogramm


Ihren Teilnehmern soll es an nichts fehlen? Dann können wir Ihnen bei der Einholung und Auswahl von Cateringangeboten behilflich sein und bei der Ausarbeitung eines passenden Rahmenprogramms unter die Arme greifen.

Planung und Durchführung der begleitenden Ausstellung


Im Falle einer Industrie- oder Posterausstellung übernehmen wir die komplette Abwicklung der Fachmesse inkl. Aufplanung und Koordination der erforderlichen Dienstleister.

Marketing


Bei der Unterstützung diverser Marketingaktivitäten wie Mailings, Erstellung von Werbematerialien oder Give-aways können Sie auf uns zählen.
Darüber hinaus kümmern wir uns gerne um den Aufbau einer Konferenzwebsite oder übernehmen deren Pflege.

Organisation der Technikdienstleistungen und Logistik

Wir sind zuständig für die Koordination und Überwachung der gesamten konferenztechnischen Anforderungen und Logistik.

Kongressbüro

Die Einrichtung eines Kongresscounter und sämtlicher dort anfallenden Aufgaben können von uns übernommen werden.

Technischer Support bei einer virtuellen Veranstaltung

Bei einer virtuellen Veranstaltung halten wir Ihnen den Rücken frei, betreuen virtuelle Sessions, spielen vorproduzierte Inhalte ein und unterstützen bei der Verbreitung und Archivierung der Inhalte.

Alle Bausteine sind einzeln buchbar und können je nach Veranstaltungsformat und Bedarf individuell auf die Bedürfnisse unserer Kund*innen zugeschnitten werden.

Eine Übersicht der Bausteine mit den zugehörigen Preisen finden Sie im Preisblatt (nur aus dem Netz des KIT abrufbar).

Weitere Dienstleistungen, die nicht im Angebotsportfolio aufgeführt sind, können nach Absprache ebenfalls angeboten werden. 

Kommen Sie auf uns zu, wir helfen Ihnen gerne weiter und erläutern Ihnen die buchbaren Bausteine im Detail.